Nicht erst durch die aktuelle Wirtschaftslage sind die meisten Unternehmen bestrebt, ihre Kosten langfristig zu reduzieren. Themen wie „Betriebskostenoptimierung“ und „Rentabilitätssteigerung“ sind fortlaufend auf der Agenda. Ist das bei dir auch der Fall? Dann wird es dich sicher interessieren, dass einer der größten Bereiche, in denen beträchtliche Einsparungen erzielt werden können, die IT deines Unternehmens ist.

Was aber gehört alles zu den IT-Kosten und wie lassen sich hier Kosten einsparen, ohne dass dabei die Qualität und Effizienz der Arbeitsprozesse sinkt und die technologische Leistungsfähigkeit beeinträchtigt wird? Diese Fragen haben wir uns auch gestellt und geben dir in diesem Beitrag die Antwort.

Was fällt unter IT-Kosten?

IT-Kosten beschränken sich nicht nur auf den reinen Kauf von Computern und Software-Lizenzen. Sie setzen sich vielmehr aus einer Vielzahl von Ausgaben zusammen, die durch die Implementierung, den Betrieb und der Wartung der IT-Infrastruktur anfallen.

Das musst du bei IT-Kosten berücksichtigen:

  • Hardwarekosten wie Server, Arbeitsstationen und Netzwerkausrüstung
  • Softwarekosten, die den Erwerb, die Aktualisierung und Erneuerung von Lizenzen umfassen
  • Servicekosten, einschließlich Support, Wartung und Schulungen
  • Kosten für die IT-Infrastruktur, wie Datenzentren, Cloud-Services und Netzwerkverbindungen
  • Ausgaben für IT-Personal, von Systemadministratoren bis zu Softwareentwicklern
  • Indirekte Kosten, beispielsweise für den Energieverbrauch von Servern und Klimatisierung in Datenzentren.

Kommt einiges zusammen, oder? Werfen wir einen Blick darauf, wie du diese Kosten reduzieren kannst.

Die Optimierung deiner IT-Infrastruktur

Die meisten IT-Strukturen in Unternehmen sind sehr komplex und leider nicht selten teilweise sehr ineffizient. Wir sehen immer wieder, dass Speicher kaum ausgelastet sind, weil sie zu überdimensioniert sind oder vollkommen überlastet, weil sie nicht mit den wachsenden Anforderungen skaliert werden. Nur einige von vielen Beispielen. Mit der Optimierung deiner IT-Infrastruktur kannst du folglich erhebliche Einsparungen herausholen.

Netzwerk optimieren

Eine ineffiziente Netzwerkumgebung führt zu langsamen Verbindungen und Ausfallzeiten, die nicht nur Nerven, sondern auch Geld kosten, wenn Produktivität oder Kundenservice beeinträchtigt sind. Der Einsatz von neuesten Technologien wie SD-WAN oder der Umstieg auf Glasfaser können die Datenübertragung beschleunigen.

Server konsolidieren

Heute ist es einfacher denn je, mehrere physische Server zu einem virtuellen Server zusammenzufassen. Dies hat den Vorteil, dass weniger physische Maschinen gewartet werden müssen, was wiederum zu Einsparungen bei Hardware, Energie und Kühlung führt. Zudem verbessert sich oft die Auslastung der Server, da Ressourcen dynamisch zugewiesen werden können.

Automatisierung einsetzen

Viele Routineaufgaben, wie das Erstellen von Backups, das Patchen von Software oder das Monitoring von Systemen, lassen sich hervorragend automatisieren. Dies führt nicht nur zu einer Reduzierung des Personalaufwands, sondern minimiert auch menschliche Fehler.

Energieeffizienz beachten

Der Einsatz von energieeffizienter Hardware, optimierten Kühlungssystemen und gezieltem Energiemanagement hält in der Regel erhebliche Kosteneinsparungspotenziale bereit. Gleichzeitig trägst du damit zur Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz bei.

Modernisierung

Veraltete Systeme sind oft anfälliger für Sicherheitslücken, inkompatibel mit neuer Software und kostenintensiver in der Wartung. Ein kontinuierlicher Erneuerungsprozess ist zudem notwendig, um mit den aktuellen Technologieentwicklungen Schritt zu halten. Durch regelmäßige Aktualisierungen und den Einsatz moderner Technologien minimierst du Sicherheitsrisiken, verbesserst die Systemleistung und senkst die Kosten. Es lohnt sich also, in regelmäßigen Abständen die IT-Infrastruktur zu überprüfen und gegebenenfalls zu modernisieren. Gerne unterstützen wir dich und dein Team bei der Gestaltung von Modern Workplaces. Hast du Lust, deine IT-Struktur auf das nächste Level zu heben?

Auf Cloud-Computing und SaaS setzen

Cloud-Computing und Software-as-a-Service (SaaS) haben in den letzten Jahren für eine Revolution in der IT-Welt gesorgt. Während Cloud-Computing den Zugriff auf Rechenleistung, Speicher und andere IT-Ressourcen über das Internet ermöglicht, ist SaaS ein spezifischeres Modell, bei dem Softwareanwendungen über das Internet bereitgestellt werden, ohne dass sie lokal auf Computern oder Servern installiert werden müssen. Der Hauptvorteil beider Technologien ist die Kosteneffizienz. Doch dies ist sicherlich nur die Spitze des Eisbergs, wenn du dir die gesamten Vorteile von Cloud und SaaS anschaust.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Ein erheblicher Vorteil von Cloud-Lösungen und SaaS ist ihre hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Unternehmen können leicht auf wachsende Geschäftsanforderungen reagieren, indem sie Ressourcen hoch- oder herunterskalieren. Dies ist besonders vorteilhaft für Start-ups und KMUs, die ihre IT-Infrastruktur möglicherweise schnell erweitern oder anpassen müssen, um dem Wachstum oder saisonalen Schwankungen gerecht zu werden.

Zugriff von überall

Mit Cloud- und SaaS-Lösungen haben Mitarbeiter die Freiheit, von überall auf Unternehmensdaten und -anwendungen zuzugreifen, solange eine stabile Internetverbindung besteht – was in der Regel der Fall sein dürfte. Dies ermöglicht, dass flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office oder Remote-Arbeit wirklich effizient werden.

Sicherheit

Zu Beginn des Cloud-Zeitalters gab es viele Bedenken hinsichtlich der Sicherheit. Schließlich speisen Unternehmen sensible Daten in die virtuelle Umgebung ein. Heutzutage ist das Thema weitestgehend vom Tisch, da große Cloud- und SaaS-Anbieter wie wir in Sicherheitsmaßnahmen investieren, um alle Dienste zuverlässig zu schützen. Viele Unternehmen stellen fest, dass ihre Daten in der Cloud oft sicherer sind als in ihren eigenen Rechenzentren.

Ständige Aktualisierungen

Benutzer haben immer Zugriff auf die neueste Version der Software, da Anbieter regelmäßig Updates durchführen, die sowohl Sicherheitspatches als auch neue Funktionen enthalten. Bei traditionellen Softwaremodellen musst du zumeist selbst in teure und zeitaufwändige Upgrades investieren.

Kostenstruktur und Budgetierung

Um Services wie SaaS oder Cloud zu nutzen, bieten die meisten Unternehmen ein Abonnementmodell an. Dies hat den wesentlichen Vorteil einer vorhersehbaren Kostenstruktur, die es dir erleichtert, ein IT-Budget zu planen und zu verwalten. Unerwartete Ausgaben für Hardware-Upgrades oder Softwarelizenz-Erneuerungen fallen weg.

Schnellere Implementierung

Bisher galt die Einführung neuer Software oder Dienste als ein langwieriger Prozess, weshalb die meisten Unternehmen den Schritt gescheut haben. Mit SaaS-Lösungen ist das hinfällig, denn schon in kürzester Zeit ist eine reibungslose Nutzung garantiert. Da keine physische Installation erforderlich ist, können Teams sofort auf die Tools zugreifen und produktiv arbeiten.

Zusammenarbeit und Integration

Anspruchsvolle SaaS-Lösungen kommen mit integrierten Tools für die Zusammenarbeit daher und lassen sich leicht mit anderen Diensten und Plattformen verbinden. Dies wiederum fördert die Teamarbeit und ermöglicht eine nahtlose Integration von Geschäftsprozessen.

Outsourcing und Managed Services

Beim Outsourcing und Managed Services überträgst du bestimmte IT-Funktionen oder IT-Dienstleistungen an einen spezialisierten Anbieter wie uns. So übernehmen unsere Experten beispielsweise das Client- oder Server-Management. Auch kannst du bei uns das Backup-Management buchen und wir sorgen für durchgängigen Schutz vor Verlust deiner Daten. So sind nicht nur Kosteneinsparungen möglich, sondern du kannst dich sorgenfrei auf eine qualitativ hochwertige Dienstleistung durch Experten verlassen.

Was spricht noch für Outsourcing und Managed Services?

Outsourcing sorgt dafür, dass du und dein Team sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Sofern du nicht in der IT-Branche tätig bist, ist es in der Regel sinnvoll, IT-bezogene Aufgaben an Experten auszulagern, die über das notwendige Fachwissen und die Erfahrung verfügen. Dies entlastet das Unternehmen von der Verantwortung, ein Team von IT-Experten intern zu unterhalten und auszubilden, was mit hohen Kosten einhergeht.

Managed Services bieten eine konsistente und zuverlässige Dienstleistung. Anbieter verfügen über Best Practices in ihrem Bereich. Dies garantiert ein hohes Maß an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Aktualität der Dienstleistungen. Du selbst weißt am besten, dass die IT-Welt sehr dynamisch ist und einem ständigen Wandel unterliegt. Mit externen Experten, die sich mit den neuesten Technologien und Sicherheitsbedrohungen auskennen, reduziert sich das Risiko von Datenverlusten oder -verletzungen.

Letztlich punkten Managed Services mit Skalierbarkeit und Flexibilität. Alle Dienstleistungen kannst du ganz nach Bedarf up- oder downgraden. Wenn dein Unternehmen wächst, kannst du diese einfach unkompliziert anpassen, ohne eine komplette Neugestaltung der internen Strukturen vornehmen zu müssen.

Beratung durch IT-Experten

Durch rasant fortschreitende Technologien, sich ändernde Geschäftsanforderungen und wachsende Sicherheitslösungen wird die IT immer komplexer. Laien fällt es dabei häufig schwer, annähernd die Übersicht zu behalten. Wenn IT-Experten einen professionellen Blick von außen auf IT-Strukturen werfen, decken sie oftmals Einsparpotenziale auf, die intern übersehen wurden. Profis analysieren bestehende Systeme, evaluieren Technologietrends und prüfen, ob und wo neueste Technologien oder Methoden sinnvoll eingesetzt werden könnten. Im Anschluss lassen sich daraus Strategien ableiten, die auch die aktuelle Marktlage berücksichtigen, um IT-Kosten ohne Qualitätsverlust zu sparen.

Was die meisten als wesentlichen Vorteil unterschätzen: Externe IT-Experten sind neutral und können objektive und unvoreingenommene Empfehlungen abgeben. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn es darum geht, veraltete Systeme oder Prozesse zu überdenken, die aus sentimentalen oder anderen Gründen bisher beibehalten wurden.

Software-Lizenzen gezielt verwalten

Die Software ist eine Sache für sich. Hast du einmal eine Lizenz abgeschlossen, gerät diese schnell in Vergessenheit und du bezahlst in regelmäßigen Abständen eine Summe X, ohne das irgendjemand im Unternehmen die Software anwendet. Du solltest daher regelmäßig prüfen, welche Lizenzen tatsächlich genutzt werden und welche nicht. Nicht benötigte Lizenzen kündigst du. Außerdem vermeidest du durch eine gezielte Verwaltung teure rechtliche Konsequenzen aufgrund von Lizenzverstößen. Ferner kannst du gezielt den tatsächlichen Bedarf deiner Mitarbeiter decken und Softwaretools bereitstellen, die die Produktivität steigern. Denk daran, dass veraltete Software schnell Sicherheitslücken aufweisen kann. Indem du eine sorgfältige Lizenzverwaltung implementierst, stellst du sicher, dass alle Programme und Anwendungen auf dem neuesten Stand sind.

Wie du siehst, gibt einige Möglichkeiten, um die IT-Kosten im Unternehmen zu senken. Gerne beraten wir dich dazu jederzeit persönlich.